Hago un sistema de ventas y te voy a decir algo que a lo mejor no se espera: el cuaderno no es el enemigo. Un cuaderno bien llevado le ha servido a mucha gente durante años, y cambiarlo por un programa no arregla nada si el problema era otro.
La pregunta útil no es "¿cuaderno o programa?". Es "¿qué cosas me puede decir mi cuaderno y cuáles no?".
Cuándo el cuaderno alcanza
Alcanza cuando se juntan estas cosas: haces pocas ventas al día, atiendes tú solo, cobras en una sola moneda y te acuerdas de lo que vale cada cosa. En ese caso, anotar a mano es rápido y no hay mucho que se pierda.
Cuándo empieza a costarte dinero
Creo que hay cuatro momentos en que el cuaderno deja de ser neutral y empieza a quitarte plata sin que lo notes:
- Cuando vende una segunda persona. En el cuaderno no queda claro quién vendió qué, ni a qué hora, ni quién dio un vuelto de más. Sin eso, una diferencia en la caja no tiene dueño.
- Cuando cobras en dos monedas. Un vuelto en bolívares sobre un pago en dólares mueve dos gavetas a la vez. En el cuaderno hay que acordarse de anotar las dos cosas, y es justo lo que se olvida.
- Cuando fías y el precio se mueve. Una deuda anotada en bolívares puede valer menos cuando te la pagan. El cuaderno guarda el número, no lo que valía.
- Cuando quieres saber cuánto ganaste, no cuánto vendiste. Para eso necesitas el costo de cada cosa en cada venta, y es de lo más difícil de llevar a mano.
Tres preguntas para saber si el cuaderno te alcanza
Hazte estas tres, y mira si las puedes contestar en un minuto, sin hacer una tarde de cuentas:
- ¿Cuánto gané esta semana, no cuánto vendí?
- ¿Quién me debe, cuánto y desde cuándo?
- ¿Cuánto hay en la gaveta y cuánto debería haber?
Si tu cuaderno las responde, quédate con él. De verdad. Si no las responde, el cuaderno te está costando dinero aunque no se vea en ninguna página.
El punto medio
Entre el cuaderno y un programa hay una hoja de Excel, que hace las sumas por ti. Para muchos es el paso justo. Su límite es que alguien tiene que escribir cada venta en la computadora mientras atiende, y si no se hace en el momento, se llena al final del día de memoria.
Lo que ningún programa arregla
Un sistema tampoco te salva de ti. Si no registras las ventas, el mejor programa del mundo te va a mostrar números falsos con muy buena letra. Cambiar tiene su costo: cargar los productos, acostumbrarse, que todos lo usen. Por eso no cambiaría por moda, sino por un dolor concreto: el vuelto, el fiado, la caja que no cuadra. Empieza por ese, y que lo demás venga después.
Mi opinión, resumida
Usa la herramienta que responda esas tres preguntas con el menor esfuerzo. A veces es un cuaderno. Cuando deja de serlo, lo sabrás porque dejarás de confiar en los números. Si llegas a ese punto, hice FrixPOS justamente para responder esas tres preguntas, con un plan gratis para que lo pruebes con tus propios productos. Y si quieres comparar con calma, tienes cuaderno, Excel o sistema de ventas y la comparativa de sistemas.